"Het werkt niet zoals afgesproken"
Dat is de standaardbetwisting. Wij kunnen haar alleen aan u voorleggen mét de acceptatiecriteria en het opleverbericht ernaast. Ontbreken die, dan is er geen maatstaf en wordt het een discussie zonder einde.
Sector — ICT en software
Onbetaalde facturen in ICT en software
Wie software of ICT-diensten levert, heeft na levering niets tastbaars meer in handen. Wat u heeft, is een reeks berichten waaruit blijkt wat er is afgesproken en wat er is opgeleverd. Daarmee staat of valt het dossier.
De sector
Wat een ICT-factuur bijzonder maakt
Er is geen partij goederen die nog ergens staat en geen werk dat u onder u kunt houden. De dienst is geleverd op het moment dat hij werkt, en vanaf dat moment bent u afhankelijk van wat er is vastgelegd.
Dat maakt het dossier anders van vorm. In plaats van één getekend contract is er een offerte met een akkoordmail, een SLA, een reeks sprintverslagen en een ticketgeschiedenis. Dat is bruikbaar — een akkoord per e-mail is een overeenkomst — maar alleen als u het compleet aanlevert.
En de betwisting gaat hier zelden over de hoogte van het bedrag. Zij gaat over de vraag of geleverd is wat er is afgesproken. Wie die vraag wil beantwoorden, heeft een maatstaf nodig: acceptatiecriteria, een functioneel ontwerp, een opleverbericht.
- De afspraak staat vaak verspreid over meerdere berichten. Lever de hele draad aan, niet de laatste regel.
- Zonder acceptatiecriteria is er niets waaraan "het werkt niet zoals afgesproken" te toetsen valt.
- Bij een doorlopende dienst vorderen wij alleen de termijnen die volgens uw eigen voorwaarden opeisbaar zijn.
Als de factuur wordt betwist Wanneer is een vordering opeisbaar
Aanleveren
Wat wij bij een ICT-vordering nodig hebben
De afspraak
De offerte met de akkoordmail, of de getekende overeenkomst. Staat het akkoord in een chat, exporteer die draad dan in plaats van er een schermafdruk van te maken: datum en afzender moeten leesbaar blijven.
De scope
Waar staat wat er geleverd zou worden? Een functioneel ontwerp, een backlog, een SLA of een lijst met acceptatiecriteria.
De oplevering
Het opleverbericht, de acceptatie, of het bericht waarin uw debiteur de dienst in gebruik neemt.
De uren
Bij nacalculatie: de urenspecificatie zoals u die heeft verstuurd, en het bericht waarin uw debiteur ze heeft goedgekeurd of niet heeft betwist.
Het abonnement
Bij een doorlopende dienst: de looptijd, de opzegtermijn en de bepaling waarop u zich beroept voor wat u vordert.
De keuze
Afsluiten of doorleveren
Bij een doorlopende dienst komt vroeg of laat de vraag of u de toegang afsluit. Dat is geen incassomiddel maar een contractuele keuze, en of u haar heeft staat in uw eigen voorwaarden en niet in de onze. Laat u erover adviseren voordat u het doet: sluit u af terwijl dat niet mocht, dan verschuift het gesprek van zijn achterstand naar uw tekortkoming.
Wat wij u wél vragen: laat het ons weten als u afsluit, opschort of juist doorlevert terwijl het dossier bij ons loopt. Dat verandert de stand van zaken en dus wat wij aan uw debiteur schrijven. Iedere betaling, creditering, toezegging en betwisting meldt u binnen twee werkdagen; een afsluiting staat niet in dat rijtje, maar wij horen het graag even.
Wat wij zelf niet doen: wij zetten geen dienst stil, wij blokkeren geen licentie en wij dreigen daar bij uw debiteur ook niet mee. Wij innen de factuur.
In de praktijk
Waar het bij ICT-vorderingen op vastloopt
Meerwerk heet hier scope
Werk dat er tijdens het project bij is gekomen, is vaak in een stand-up afgesproken en in een ticket beland. Lever het ticket aan, met de reactie van uw debiteur eronder.
Kleine maandtermijnen
Bij een abonnement met lage maandbedragen wordt de vergoeding voor incassokosten anders berekend dan bij één grote factuur. Hoe precies, staat in het tarievenreglement.
De dienst loopt door
Anders dan bij een eenmalige levering blijft u meestal leveren terwijl de achterstand oploopt. Meld het zodra u dat verandert, dan schrijven wij niet het verkeerde bedrag aan.
Vragen
Veelgestelde vragen uit de ICT
Er is nooit iets getekend. Kan ik dan wel incasseren?
Een handtekening is geen vereiste. Een akkoord op een offerte per e-mail, een bevestigd ticket of een dienst die maandenlang is afgenomen en betaald, zijn allemaal bruikbaar. Wat telt, is dat uit de stukken blijkt wat er is afgesproken. Lever daarom alles aan wat u heeft, ook wat u zelf onbelangrijk vindt.
Kan ik de resterende termijnen van het contract ineens vorderen?
Dat hangt af van uw eigen voorwaarden. Wij vorderen bij uw debiteur alleen wat volgens die voorwaarden opeisbaar is. Wijs ons bij de intake de bepaling aan waarop u zich beroept, dan beoordelen wij of het dossier zich daarvoor leent.
Mijn klant zegt dat er nog bugs zijn en houdt daarom alles in.
Dat is een betwisting, ook als u haar niet terecht vindt. Wij zetten de incassohandelingen dan stil en leggen haar aan u voor; wij gaan verder voor zover u haar gemotiveerd en met stukken weerlegt én wij die weerlegging toereikend vinden. Dat oordeel is onder de Wki aan ons.
Mag ik de omgeving afsluiten zolang er niet betaald wordt?
Dat is een vraag over uw contract en niet over incasso; wij geven daar geen advies over. Doet u het, meld het ons dan, want het verandert wat wij aan uw debiteur schrijven.
Verder
Uw ICT-vordering indienen
Lever de offerte met het akkoord, de acceptatiecriteria en het opleverbericht mee. Dan kunnen wij bij de intake beoordelen waar een eventuele betwisting op zou stranden.
Werkt u in een andere sector?
De dienst is dezelfde; alleen de stukken en de gesprekken verschillen.
Bouw en installatie Zorg Alle sectoren