Sector — transport en logistiek
In het vervoer is de factuur zelden het stuk dat de discussie beslist. Dat is de vrachtbrief: die bepaalt wie de opdracht gaf, wat er is vervoerd en wanneer het is afgeleverd. En het standaardverweer is hier geen betwisting maar een tegenvordering.
De sector
De eerste vraag bij een vervoervordering is wie de wederpartij is. Vaak heeft u de opdracht van een expediteur of een collega-vervoerder gekregen en niet van de partij van wie de lading was. Dan is die opdrachtgever uw debiteur, ook al staat er op de aflevering een andere naam.
De tweede vraag is wat er precies is afgesproken. Ritprijzen worden telefonisch of per bericht gemaakt en pas achteraf bevestigd, en de toeslagen — wachturen, laad- en loskosten, weekend — zijn precies de posten waarover achteraf wordt onderhandeld.
En dan is er het verweer dat u in geen andere sector zo vaak tegenkomt: niet "de factuur klopt niet" maar "ik heb nog wat van u tegoed". Schade, vertraging, een manco. Uw debiteur streept dat weg tegen wat hij u schuldig is.
In de praktijk
Vorderingen uit een vervoerovereenkomst kennen hun eigen verjaringsregels, en die zijn korter dan de gewone termijn voor een handelsfactuur. Laat een oude vrachtfactuur daarom niet liggen en leg vast wanneer u voor het laatst schriftelijk om betaling heeft gevraagd.
Getekend voor ontvangst, met datum, plaats en de aantekeningen die de ontvanger heeft gemaakt. Een aantekening over schade op de vrachtbrief is het begin van de tegenvordering die u later krijgt.
Zegt uw debiteur dat hij de factuur verrekent met een schadeclaim, dan leggen wij dat aan u voor. Wij beoordelen geen schadedossiers en wij onderhandelen er niet over; wij innen de vrachtfactuur en zeggen het als de tegenvordering het minnelijke traject in de weg staat.
In het vervoer is uw debiteur vaak degene die u volgende week weer belt met een lading. Onze correspondentie is daarop geschreven: zakelijk, zonder dreigementen en zonder dat wij de deur voor u dichtdoen.
Wij houden geen lading vast en wij lossen geen schadeclaim voor u op. Wij innen de vrachtfactuur — en wij zeggen het als daar eerst iets anders moet gebeuren.
Aanleveren
Vragen
De partij die u de opdracht heeft gegeven. Dat is uw wederpartij en dus uw debiteur. Dat zijn eigen opdrachtgever niet betaalt, is een probleem tussen hem en die partij, tenzij u met hem iets anders bent overeengekomen.
Ja. Meld de aantekening en de eventuele schademelding er meteen bij. Wij weten dan dat er een tegenvordering aankomt en kunnen die bij de intake meewegen, in plaats van er halverwege door verrast te worden.
Meld ze allemaal. Vul het totaal in als hoofdsom en stuur de facturen of een openstaandepostenlijst mee als bijlage, met per factuur de datum, het bedrag en de vervaldatum. Hoe de incassokosten dan worden berekend en wat er per dossier verschuldigd is, staat in het tarievenreglement.
Dat is een vraag over uw rechtspositie als vervoerder en niet over incasso; laat u daarover door uw eigen adviseur voorlichten. Wij oefenen zo'n recht niet voor u uit en wij kondigen het bij uw debiteur ook niet aan.
Verder
Lever de opdracht, de getekende vrachtbrief en eventuele schademeldingen mee. Dan weten wij bij de intake al waar het gesprek met uw debiteur op uitkomt.
De dienst is dezelfde; alleen de stukken en de gesprekken verschillen.
Bouw en installatie Zorg Alle sectoren