Privacyverklaring

Artikel 1 — Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

1. Looijmans Van Leeuwen Incassobureau B.V. is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 onder 7 AVG voor de verwerkingen die in deze verklaring staan beschreven.
2. U kunt ons bereiken op: J.C. van Markenlaan 3, 2285 VL Rijswijk, telefoon 085 060 7836, e-mail info@looijmansvanleeuwen.nl.
3. Looijmans van Leeuwen heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Wij zijn daartoe niet verplicht op grond van artikel 37 lid 1 AVG: wij zijn geen overheidsinstantie, onze kernactiviteit bestaat niet uit grootschalige regelmatige en stelselmatige observatie van betrokkenen, en wij verwerken niet op grote schaal bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u stellen via de contactgegevens in het vorige lid.

Artikel 2 — Over wie deze verklaring gaat

Deze verklaring gaat over de gegevens van:

a. mensen van wie wij namens een opdrachtgever betaling vragen, en hun gemachtigden, bewindvoerders, curatoren, schuldhulpverleners en erfgenamen; b. contactpersonen van opdrachtgevers en van ingeschakelde derden; c. mensen die een klacht indienen of daarbij betrokken zijn; d. bezoekers van www.looijmansvanleeuwen.nl.

Artikel 3 — Welke gegevens wij verwerken

1. Van mensen met een schuld verwerken wij: naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeningnummer, gegevens over de rekening en de overeenkomst waar die rekening uit voortkomt, betaalgegevens en betaalgedrag, brieven en e-mails, gespreksaantekeningen, gegevens over een betalingsregeling, en gegevens over een faillissement, schuldsanering, bewind of schuldhulpverleningstraject.
2. Van contactpersonen van opdrachtgevers verwerken wij: naam, functie, zakelijke contactgegevens en correspondentie.
3. Gevoelige gegevens. Wij vragen u niet naar gegevens over uw gezondheid of andere bijzondere gegevens als bedoeld in artikel 9 AVG. Wij hebben voor het bewaren van zulke gegevens geen wettelijke grondslag en slaan ze daarom niet op. Vertelt u ons iets over bijvoorbeeld uw gezondheid om uw situatie uit te leggen, dan noteren wij daarvan alleen een korte conclusie die wij nodig hebben om uw dossier goed te behandelen, bijvoorbeeld "tijdelijk verminderd betaalvermogen" of "verzoek om contact via een gemachtigde". Wij noteren niet wat u precies heeft verteld.
4. Onze intakeformulieren bevatten geen vrij invulveld. In ons dossiersysteem is één notitieveld beschikbaar voor gespreksaantekeningen. Bij dat veld staat de instructie dat er geen gegevens over gezondheid of andere bijzondere gegevens in mogen worden vastgelegd. Wij controleren dat veld periodiek en verwijderen zulke gegevens als ze er toch in staan.

Artikel 4 — Waarom wij uw gegevens gebruiken en op welke grondslag

Gebruiken wij uw gegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, dan hebben wij ons belang afgewogen tegen uw belangen, rechten en vrijheden. Die afweging is vastgelegd en leggen wij u op verzoek uit.

Artikel 5 — Waar wij uw gegevens vandaan halen

1. Wij krijgen uw gegevens van de opdrachtgever, van uzelf, van uw gemachtigde of vertegenwoordiger, en uit openbare bronnen zoals het handelsregister en het Centraal Insolventieregister.
2. Wij raadplegen geen commerciële bestanden met kredietinformatie of verhaalsinformatie. Gaan wij dat in de toekomst wel doen, dan noemen wij die bron hier bij naam.

Artikel 6 — Met wie wij uw gegevens delen

1. Wij delen gegevens met: a. de opdrachtgever, voor zover nodig om verantwoording af te leggen over het dossier; b. de door de opdrachtgever aangewezen gerechtsdeurwaarder of advocaat, alleen als het dossier daaraan wordt overgedragen; c. banken, voor betalingen en afdrachten; d. de Inspectie Justitie en Veiligheid, de geschilleninstantie en andere bevoegde instanties, als wij daartoe verplicht zijn; e. onze accountant en belastingadviseur.
2. Wij schakelen dienstverleners in die persoonsgegevens namens ons verwerken. Het gaat om de volgende categorieën: hosting en e-mail; systemen voor dossierbeheer en procesautomatisering; dienstverleners voor de verzending van post en tekstberichten; en systemen voor financiële administratie en betalingsverkeer. Met deze partijen leggen wij de verwerking vast in een verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28 lid 3 AVG, waarin is bepaald dat zij uw gegevens uitsluitend op onze instructie verwerken en passende beveiligingsmaatregelen treffen. U kunt het actuele overzicht van de door ons ingeschakelde dienstverleners bij ons opvragen.
3. Wij verkopen uw gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame.

Artikel 7 — Gegevens buiten Europa

1. Onze verwerking vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte.
2. Voor zover een dienstverlener gegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, gebeurt dat uitsluitend op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de door de Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen.
3. Vervalt een adequaatheidsbesluit of wordt het vernietigd, dan passen wij de gebruikte kanalen daarop aan.

Artikel 8 — Hoe lang wij uw gegevens bewaren

1. Wij bewaren een dossier tot twee jaar na sluiting daarvan. Dat is de wettelijke minimumtermijn uit artikel 5.1 lid 4 Bki. Uiterlijk drie maanden na afloop van die twee jaar verwijderen of anonimiseren wij het dossier, tenzij een van de hierna genoemde langere termijnen van toepassing is.
2. Gegevens die deel uitmaken van onze financiële administratie bewaren wij zeven jaar, op grond van artikel 52 lid 4 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Uiterlijk drie maanden na afloop van die termijn verwijderen wij ze.
3. Klachtdossiers bewaren wij vijf jaar na afhandeling van de klacht en verwijderen wij daarna.
4. Loopt er een procedure, een klacht bij de geschilleninstantie of een onderzoek van een toezichthouder, dan bewaren wij de betrokken gegevens tot die zaak definitief is afgerond, en verwijderen wij ze daarna binnen drie maanden.
5. Telefoonnotities, berichten en gespreksverslagen horen bij het dossier en volgen de termijn van lid 1.
6. Wij nemen telefoongesprekken niet op.

Artikel 9 — Geautomatiseerde verwerking

1. Wij gebruiken geautomatiseerde processen voor het aanmaken van dossiers, het opstellen en verzenden van standaardbrieven en -berichten, en het bewaken van termijnen.
2. Voor de volgende beslissingen geldt binnen ons systeem een verplichte handmatige vrijgavestap, die niet kan worden overgeslagen en waarbij een medewerker de beslissing inhoudelijk beoordeelt en vastlegt: a. het overdragen van een dossier aan een gerechtsdeurwaarder; b. het afwijzen van een verzoek om een betalingsregeling; c. het beoordelen van een betwisting van de vordering; d. het opnieuw in behandeling nemen van een dossier na opschorting.
3. Er is daarom geen sprake van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming als bedoeld in artikel 22 lid 1 AVG.
4. Geautomatiseerde berichten gaan alleen uit tussen 7.00 uur en 20.00 uur en niet op zondagen en algemeen erkende feestdagen, overeenkomstig artikel 4.2 Bki.
5. Een inhoudelijk antwoord op uw brief of e-mail wordt altijd door een medewerker opgesteld, overeenkomstig artikel 5 lid 3 Rki.

Artikel 10 — Uw rechten

1. U heeft het recht om uw gegevens in te zien (artikel 15 AVG), te laten corrigeren (artikel 16 AVG), te laten verwijderen (artikel 17 AVG), het gebruik ervan te laten beperken (artikel 18 AVG), uw gegevens over te laten dragen (artikel 20 AVG) en bezwaar te maken tegen gebruik op grond van een gerechtvaardigd belang (artikel 21 AVG).
2. Wij behandelen uw verzoek nadat wij hebben vastgesteld dat u bent wie u zegt dat u bent. U krijgt binnen een maand antwoord. Is meer tijd nodig, dan laten wij u dat binnen die maand weten, zoals artikel 12 lid 3 AVG voorschrijft.
3. Uw gegevens laten verwijderen kan niet zolang wij ze wettelijk moeten bewaren, bijvoorbeeld op grond van artikel 5.1 Bki of de belastingwetgeving, of zolang wij ze nodig hebben voor een rechtszaak.
4. Aan het gebruik van deze rechten zijn geen kosten verbonden.
5. Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag. U kunt ook onze eigen klachtenregeling gebruiken.

Artikel 11 — Beveiliging

1. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in artikel 32 AVG. Daaronder vallen in ieder geval: toegang tot gegevens alleen voor medewerkers die die toegang voor hun werk nodig hebben, versleutelde verzending van gegevens via internet, en vastlegging van wie welke handelingen in een dossier verricht.
2. Gegevens worden uitsluitend over versleutelde verbindingen verzonden en opgeslagen. Toegang tot dossiers is beperkt tot medewerkers voor wie die toegang noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden, en is beveiligd met persoonsgebonden inloggegevens en tweefactorauthenticatie. Onze website plaatst geen trackingtechnologie en laadt geen inhoud van derde partijen. Wij beoordelen deze maatregelen periodiek en passen ze aan wanneer daar aanleiding toe is.
3. Medewerkers die contact hebben met mensen met een schuld of met schuldeisers, of daar leiding aan geven, leveren vóór indiensttreding een verklaring omtrent het gedrag in die op dat moment niet ouder is dan drie maanden (artikel 12 lid 1 Wki). Zij hebben een geheimhoudingsplicht.
4. Wij versturen een bericht alleen naar een telefoonnummer of e-mailadres dat is gecontroleerd en volledig is ingevuld, zodat uw gegevens niet bij iemand anders terechtkomen.
5. Gaat er toch iets mis met uw gegevens, dan leggen wij dat vast en melden wij het binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens als dat verplicht is (artikel 33 AVG). Als het nodig is, informeren wij ook u (artikel 34 AVG).

Artikel 12 — AVG-positie richting opdrachtgevers

1. Zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor alle Wki-werkzaamheden. Looijmans verwerkt de persoonsgegevens van debiteuren als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor alle werkzaamheden die binnen de reikwijdte van de Wki vallen. Looijmans bepaalt binnen het kader van de Wki, het Bki en de Rki zelfstandig het doel van en de middelen voor die verwerking, draagt eigen wettelijke verplichtingen jegens de debiteur en is zelfstandig onderworpen aan het toezicht van de Inspectie Justitie en Veiligheid en aan de geschillenregeling van artikel 13 lid 5 Wki. Die verplichtingen laten zich niet verenigen met de gebondenheid aan instructies die het verwerkerschap kenmerkt.
2. Debiteurenbeheer valt daaronder. Debiteurenbeheer valt in zijn geheel binnen de reikwijdte van de Wki. Ook bij debiteurenbeheer heeft Looijmans eigen wettelijke verplichtingen jegens de debiteur, waaronder de mededeling van artikel 11 lid 3 Wki, de informatieplicht van artikel 4 Rki en de dossierplicht van artikel 5.1 Bki. Looijmans treedt daarom ook bij debiteurenbeheer op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.
3. Verwerkerschap alleen buiten de Wki-reikwijdte. Uitsluitend voor uitdrukkelijk overeengekomen diensten die buiten de reikwijdte van de Wki vallen, kan Looijmans als verwerker van de opdrachtgever optreden. Daarbij valt te denken aan zuiver administratieve verwerking vóór het intreden van verzuim of aan werkzaamheden die uitsluitend betrekking hebben op debiteuren die rechtspersoon zijn. In dat geval wordt vooraf een verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28 lid 3 AVG gesloten waarin die diensten nauwkeurig zijn afgebakend. Buiten die afbakening geldt lid 1.
4. Geen gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid. Opdrachtgever en Looijmans stellen niet gezamenlijk het doel van en de middelen voor de verwerking vast. Er is geen sprake van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid als bedoeld in artikel 26 AVG. Beide partijen zijn afzonderlijk verantwoordelijk voor hun eigen deel van de keten.
5. Verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. De opdrachtgever staat ervoor in dat hij de gegevens van zijn debiteuren rechtmatig heeft verkregen, dat hij bevoegd is deze aan Looijmans te verstrekken en dat hij zijn debiteuren overeenkomstig artikel 13 en 14 AVG heeft geïnformeerd, waaronder over de mogelijkheid dat een openstaande vordering ter incasso wordt overgedragen aan een incassodienstverlener.
6. Gegevensminimalisatie bij aanlevering. De opdrachtgever verstrekt uitsluitend de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht. Onnodig verstrekte gegevens, waaronder bijzondere categorieën van persoonsgegevens, worden niet in het dossier opgenomen en worden verwijderd.
7. Verzoeken van betrokkenen. Richt een debiteur zich met een verzoek op grond van hoofdstuk III AVG tot de opdrachtgever terwijl dat verzoek de verwerking door Looijmans betreft, dan verwijst de opdrachtgever hem door naar Looijmans, en omgekeerd. Elke partij beantwoordt het verzoek voor haar eigen verwerkingen.
8. Datalekken. Partijen informeren elkaar onverwijld, en in ieder geval binnen vierentwintig uur, over een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de andere partij raakt, met het oog op de termijn van artikel 33 AVG. Elke partij doet zelf de melding voor haar eigen verwerkingen.
9. Geen vrijwaring voor bestuurlijke sancties. Elke partij draagt haar eigen bestuursrechtelijke verantwoordelijkheid onder de AVG. Een bestuurlijke boete of andere sanctie van de Autoriteit Persoonsgegevens komt voor rekening van de partij aan wie zij is opgelegd. Looijmans bedingt geen vrijwaring van de opdrachtgever voor dergelijke sancties en verleent die evenmin aan de opdrachtgever.
10. Beëindiging. Bij het einde van de opdracht draagt Looijmans het dossier op verzoek over aan de opdrachtgever. Looijmans blijft de gegevens bewaren gedurende de in artikel 8 genoemde termijnen, omdat daarop een zelfstandige wettelijke bewaarplicht rust. Een instructie van de opdrachtgever tot eerdere vernietiging wordt om die reden niet uitgevoerd.

Artikel 13 — De website

1. Onze website plaatst uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de technische werking van de website en voor het beveiligen van sessies in het beheergedeelte. Voor deze cookies is op grond van artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet geen toestemming vereist. Wij plaatsen geen analytische of volgende cookies, gebruiken geen advertentienetwerken en laden geen lettertypen, scripts of andere bestanden van externe partijen. Er worden dus geen gegevens over uw websitebezoek met derden gedeeld.
2. Gegevens die u ons via het contactformulier op onze website verstrekt, bewaren wij zolang dat nodig is om uw bericht te behandelen. Leidt uw bericht tot een dossier, dan geldt de bewaartermijn van dat dossier. Leidt het daar niet toe, dan verwijderen wij uw bericht uiterlijk twaalf maanden na afhandeling.

Artikel 14 — Wijziging van deze verklaring

Wij kunnen deze verklaring wijzigen. De actuele versie staat op www.looijmansvanleeuwen.nl en sturen wij u op verzoek kosteloos toe. Deze versie vervangt alle eerdere versies vanaf de versiedatum bovenaan.