Sector — groothandel en levering
Bij levering op rekening loopt de vordering achter de goederen aan. Uw klant heeft de partij binnen en de factuur is het enige wat nog open staat. De eerste vraag is daarom zelden of hij wil betalen, maar wat er precies open staat.
De sector
U heeft geleverd, de partij ligt bij uw klant en er is niets meer wat u kunt inhouden. Dat is een andere positie dan bij een dienst: er is iets tastbaars geleverd, en dat maakt het gesprek met uw debiteur concreter dan elders.
Tegelijk is het dossier rommeliger. Er zijn deelleveringen, er is een creditnota, er is een retour dat administratief nog niet is verwerkt, en er staan vaak vijf facturen tegelijk open waarvan er drie deels zijn betaald. Voordat wij aanschrijven, moet het saldo kloppen — anders geeft u uw debiteur zijn eerste verweer cadeau.
Daar komt bij dat u meestal nog levert. De klant die drie facturen achterloopt, plaatst volgende week weer een order. Die afweging maakt u zelf, maar zij bepaalt wel hoe wij schrijven.
Wat te doen bij een onbetaalde factuur Als de factuur wordt betwist
Aanleveren
In de praktijk
Betaalt uw debiteur zonder factuurnummer, dan is aan het bedrag niet te zien welke factuur hij bedoelde. Wij koppelen elke betaling aan een factuur; een debiteur die met recht zegt dat het bedrag niet klopt, betaalt de rest ook niet.
Een teruggestuurde partij die administratief nog niet is verwerkt, komt bij ons terug als een betwisting. Verwerk het retour eerst en dien daarna in.
Meld bij de intake álle openstaande facturen op dezelfde debiteur, ook de kleine. Hoe de incassokosten dan worden berekend en wat er per dossier verschuldigd is, staat in het tarievenreglement.
Zolang wij het dossier behandelen, laat u aanmaningen en sommaties aan ons. Uw orders, uw klantcontact en uw klachtafhandeling blijven gewoon van u.
De keuze
Op enig moment moet u kiezen: blijft u leveren aan een klant die achterloopt, of zet u de levering stil? Dat is een commerciële en contractuele afweging en die is aan u. Wij nemen haar niet voor u over en wij dreigen er bij uw debiteur ook niet mee.
Wat wij u vragen, is het ons te laten weten. Levert u door, dan groeit het openstaande saldo terwijl wij aanschrijven, en dan moeten wij weten wat er op welk moment opeisbaar was. Zet u stil, laat het ons dan weten voordat u het doet, zodat u en wij niet tegelijk een ander bericht sturen.
Facturen die ná de opdracht ontstaan, gaan niet vanzelf mee in een lopend dossier. Meld ze, dan bekijken wij of ze bij het bestaande dossier horen of dat het een nieuwe vordering is.
Vragen
Wij vragen hem waarop hij heeft betaald en verwerken het bedrag zoals hij dat aangeeft. Blijft dat onduidelijk, dan leggen wij het aan u voor voordat wij verder aanschrijven: wat wij vorderen moet navolgbaar blijven, ook voor uw debiteur.
Liever niet. Verwerk het retour eerst; dat scheelt u een betwisting die u zelf in de hand heeft. Kan het niet wachten, meld het retour dan bij de intake, met de omvang ervan. Bekende retourzendingen en klachten meldt u hoe dan ook.
Nee. Zolang het dossier bij ons loopt, laat u aanmaningen, sommaties en aankondigingen aan ons; anders krijgt uw debiteur twee verschillende berichten over hetzelfde bedrag. Uw normale klantcontact, orders, klachtafhandeling en retourafwikkeling blijven wel gewoon van u.
Nee. Wij zijn incassodienstverlener en werken uitsluitend in het minnelijke traject: wij innen de factuur. Wat u met een eigendomsvoorbehoud zelf kunt, is een vraag voor uw eigen adviseur.
Verder
Lever een openstaandepostenlijst mee in plaats van losse facturen, met de getekende pakbonnen erbij. Dan staat het saldo vast voordat de eerste brief de deur uitgaat.
De dienst is dezelfde; alleen de stukken en de gesprekken verschillen.
Bouw en installatie Zorg Alle sectoren