Wat wel en niet als betwisting telt
Niet elke weigering is een betwisting. Wie zegt dat hij geen geld heeft, betwist niets: hij erkent de vordering en kan niet betalen. Wie zegt dat hij later betaalt, betwist ook niets. In beide gevallen loopt het dossier gewoon door, met een regeling als dat kan.
Een betwisting is gemotiveerd zodra de debiteur een reden geeft waarom hij dit bedrag niet verschuldigd is: de levering is niet gedaan, zij was gebrekkig, er is al betaald, er is gecrediteerd, het bedrag klopt niet, de opdracht was anders, of er ligt een garantieaanspraak. De reden hoeft niet juist te zijn en niet onderbouwd; zij moet inhoudelijk zijn en op de vordering slaan.
Die drempel ligt bewust laag. Een incassodienstverlener mag niet zelf beslissen dat een verweer nergens op slaat en ondertussen doordrukken; dat is precies de situatie waarin een debiteur onder druk betaalt wat hij niet verschuldigd is.
Wat er dan met het dossier gebeurt
Bij een gemotiveerde betwisting schorten wij de incassohandelingen op. Er gaat geen sommatie en geen herinnering meer uit zolang die betwisting open staat. Artikel 9 lid 3 van onze algemene voorwaarden schrijft die opschorting voor, en artikel 5a bepaalt dat de sommatiefase niet doorloopt zolang een dossier op die grond stilligt.
Wij leggen de betwisting onverwijld aan u voor. Meldt de debiteur haar telefonisch, dan bevestigen wij haar eerst schriftelijk aan hem en leggen wij haar vast in het dossier, zodat achteraf is na te gaan wat er is gemeld en wat ermee is gedaan.
Dat kost tijd, en dat is de bedoeling. Een vordering waarover werkelijk iets te zeggen valt, wordt niet beter van doorgaan: als het verweer standhoudt komt het er toch uit, en dan heeft de druk in de tussentijd alleen de verhouding beschadigd.
Artikel 9 lid 3 van onze algemene voorwaarden
Wat u aanlevert om haar te weerleggen
Daarna bent u aan zet. Wij zetten de werkzaamheden voort voor zover u de betwisting gemotiveerd en met stukken weerlegt. Wat daarvoor nodig is hangt af van wat er wordt tegengeworpen, maar het komt bijna altijd neer op dezelfde vier soorten stukken.
De stukken die een verweer weerleggen
- De overeenkomst of opdrachtbevestiging, met wat er precies is afgesproken over omvang, prijs en oplevering.
- Het bewijs dat is geleverd of gepresteerd: leverbon, afteken, urenstaat, opleverrapport, correspondentie waarin de debiteur de levering bevestigt.
- Uw algemene voorwaarden, met het bewijs dat die voor of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand zijn gesteld.
- De correspondentie over de klacht zelf: wanneer die is gemeld, wat u heeft geantwoord, wat er is hersteld of gecrediteerd.
Wie beoordeelt of dat genoeg is
Uw weerlegging is niet het eindpunt. Of zij toereikend is beoordelen wij, en die beoordeling kunnen wij niet bij u neerleggen: onder de Wet kwaliteit incassodienstverlening moeten wij zelf kunnen vaststellen dat een vordering nog invorderbaar is. Overtuigt uw weerlegging ons niet, dan hervatten wij niet.
Hervatten wij wel, dan krijgt de debiteur eerst schriftelijk bericht dat en op welke gronden zijn betwisting is weerlegd, met uw stukken erbij. Hij krijgt dan het deel van de betaaltermijn terug dat op het moment van zijn betwisting nog niet was verstreken, met een minimum van drie werkdagen. Dat is een termijn die wij hem bieden en niet de wettelijke termijn van artikel 6:96 lid 6 BW; de al verschuldigd geworden incassokosten worden er niet door geraakt.
Blijft de betwisting inhoudelijk staan, dan treedt het beslispunt in. Wat er dan ligt is een geschil dat buiten het minnelijke traject moet worden beslecht, en daarover beslist u. U krijgt het dossier compleet terug, met de betwisting en onze verslaglegging erin.
Artikel 9 lid 4 en lid 5 van onze algemene voorwaarden
Meld een bekende betwisting vooraf
Artikel 7 lid 2 van onze voorwaarden vraagt dat u bij het aanbieden alle bij u bekende betwistingen, verweren, klachten, retourzendingen en garantieaanspraken meldt, met de correspondentie erbij. Daarna beoordelen wij zelf of het dossier zich leent voor buitengerechtelijke incasso.
Dat is in uw eigen belang. Een betwisting die pas bovenkomt als de debiteur haar herhaalt, kost een fase en levert een dossier op dat stilvalt op het moment dat het net op gang was. Een betwisting die vooraf op tafel ligt, kan meteen worden weerlegd of maakt duidelijk dat dit dossier bij de rechter thuishoort en niet bij ons.
Loopt het dossier vast op een betwisting die blijft staan, dan is de vergoeding die u verschuldigd bent afhankelijk van de fase waarin het wordt gesloten. Het tarievenreglement regelt dat uitdrukkelijk, ook voor sluiting voor het ingaan van de sommatiefase.
Wat er in dat geval verschuldigd is, staat in artikel 9 van het tarievenreglement
Hoe u een betwisting voorkomt
De meeste betwistingen die wij zien zijn geen verzinsel maar een gat in de vastlegging. Ze zijn te voorkomen op het moment dat de opdracht wordt aangenomen, niet op het moment dat de factuur openstaat.
- Leg meerwerk vast voordat het wordt uitgevoerd, met een prijs erbij. Meerwerk is de meest voorkomende grond voor een betwisting.
- Laat de levering aftekenen of bevestigen, ook per e-mail. Een bevestiging in een berichtje is bewijs.
- Stel uw algemene voorwaarden ter hand voor of bij het sluiten van de overeenkomst en leg vast dat u dat heeft gedaan.
- Factureer kort na de levering en met een omschrijving die naar de opdracht verwijst. Een factuur die maanden later komt roept vragen op die dan niet meer te beantwoorden zijn.
- Reageer op een klacht schriftelijk, ook als u het er niet mee eens bent. Stilte wordt later uitgelegd als erkenning.