Werkwijze
Elk dossier doorloopt dezelfde drie fasen, vastgelegd in artikel 5a van onze algemene voorwaarden. Betaalt de debiteur onderweg, dan stopt het traject daar.
Het traject
Wij werken elk dossier op dezelfde manier af. Dat maakt voor u navolgbaar waar een dossier staat, en voor de debiteur voorspelbaar wat er komt.
De fasen hieronder staan zo ook in artikel 5a lid 1 van onze algemene voorwaarden, en het tarievenreglement rekent de kosten per fase af. Er is geen vierde fase: de laatste sommatie valt binnen fase 3.
Zo loopt een dossier
Aan elke fase hangt een eigen tarief, zodat u altijd weet waar het dossier staat en wat dat betekent. De namen hieronder zijn onze interne procesnamen; in de brieven aan uw debiteur gebruiken wij ze niet.
De wettelijke termijn van veertien dagen uit artikel 6:96 lid 6 BW geldt alleen voor een particuliere debiteur. Betaalt hij binnen die termijn, dan is hij geen incassokosten verschuldigd.
De wettelijke termijn van veertien dagen geldt niet voor een zakelijke debiteur: daar zijn de incassokosten al bij verzuim verschuldigd. Het dossier gaat na de intake rechtstreeks naar de sommatie.
Wij controleren de aangeleverde stukken, stellen de vordering vast en bepalen hoe de debiteur wordt aangeschreven: zakelijk, particulier, of — bij een eenmanszaak — beide tegelijk.
Is de debiteur een particulier, dan gaan wij na of u zelf al een aanmaning met de wettelijke veertiendagentermijn heeft gestuurd, en wanneer die is ontvangen. Klopt er iets niet aan het dossier, dan hoort u dat van ons voordat er een brief uitgaat.
Wat er uitgaat
Wat de debiteur kan doen
Wij sturen uw debiteur de wettelijke aanmaning van artikel 6:96 lid 6 BW, met een termijn van veertien dagen die ingaat de dag na ontvangst. In die brief staat om welke factuur het gaat, wie de opdrachtgever is, welk bedrag openstaat en welke incassokosten volgen als betaling uitblijft.
Betaalt hij binnen de termijn, dan is hij geen incassokosten verschuldigd en ontvangt u de volledige hoofdsom. De termijn gaat lopen op de dag na ontvangst van de brief.
Wat er uitgaat
Wat de debiteur kan doen
Blijft betaling uit, dan sommeren wij. Wij zoeken telefonisch contact, sturen herinneringen en een laatste sommatie en bespreken wat er nodig is om tot betaling te komen. Dit is de fase met de meeste contactmomenten, en de fase waarin een betalingsregeling meestal ter sprake komt.
Betwist de debiteur de vordering gemotiveerd, dan houdt deze fase stil. Wij leggen de betwisting aan u voor en hervatten pas als u haar met stukken weerlegt en wij die weerlegging toereikend vinden.
Wat er uitgaat
Wat de debiteur kan doen
Hier houdt het minnelijke traject op en bent u aan zet: afboeken, overdragen aan een gerechtsdeurwaarder, of de vordering laten rusten. Wij nemen die stap niet zelf en dragen niets over zonder uw opdracht.
Wij melden u schriftelijk waar het dossier staat, wat er is gedaan en welke keuzes u heeft. Het dossier gaat compleet mee.
Betwisting
Meldt de debiteur een gemotiveerde betwisting, dan zetten wij de incassohandelingen stil. Er gaat geen sommatie en geen herinnering meer uit zolang die betwisting open staat. Dat is geen coulance: artikel 9 lid 3 van onze algemene voorwaarden schrijft die opschorting voor, en artikel 5a lid 1 bepaalt dat fase 3 niet doorloopt zolang een dossier op die grond stilligt.
Wij leggen de betwisting onverwijld aan u voor. Meldt de debiteur haar telefonisch, dan bevestigen wij haar eerst schriftelijk aan hem en leggen wij haar vast in het dossier, zodat achteraf is na te gaan wat er is gemeld en wat ermee is gedaan.
Daarna bent u aan zet. Wij zetten de werkzaamheden voort voor zover u de betwisting gemotiveerd en met stukken weerlegt. Of die weerlegging toereikend is, beoordelen wij: onder de Wet kwaliteit incassodienstverlening moeten wij zelf kunnen vaststellen dat een vordering nog invorderbaar is, en die plicht kunnen wij niet bij u neerleggen. Overtuigt uw weerlegging ons niet, dan hervatten wij niet.
Hervatten wij wel, dan krijgt de debiteur eerst schriftelijk bericht dat en op welke gronden zijn betwisting is weerlegd, met uw stukken erbij. Hij krijgt dan het deel van de betaaltermijn terug dat op het moment van zijn betwisting nog niet was verstreken, met een minimum van drie werkdagen. Dat is een termijn die wij hem bieden en niet de wettelijke termijn van artikel 6:96 lid 6 BW.
Blijft de betwisting inhoudelijk staan, dan treedt het beslispunt in. Wat er dan nog ligt is een geschil dat buiten het minnelijke traject moet worden beslecht, en daarover beslist u. U krijgt het dossier compleet terug, met de betwisting en onze verslaglegging erin.
Het slot
Op het beslispunt houdt onze opdracht op. Wij rapporteren schriftelijk wat er is gedaan, wat de stand van zaken is en welke keuzes u heeft.
Overdracht van een dossier aan een gerechtsdeurwaarder gebeurt alleen met uw opdracht en wordt per dossier vastgelegd. Wij hebben op dit moment geen gerechtsdeurwaarder aan ons verbonden.
Wilt u dat wij doorgaan, dan kan dat alleen op uw uitdrukkelijk verzoek. Wat dat kost, staat in het tarievenreglement.
Onderweg
U hoort van ons bij elke overgang naar een volgende fase, en op het beslispunt. Daartussen melden wij wat het dossier verandert: een betaling, een regeling, een betwisting.
Bent u opdrachtgever bij ons, dan ziet u in het portaal in welke fase uw dossier zit en welke correspondentie is verstuurd.
Wij bellen en schrijven namens u, uitsluitend tussen 07.00 en 20.00 uur en niet op zon- en feestdagen. Wat er is besproken komt in het dossier te staan, ook een toezegging die de debiteur uiteindelijk niet nakomt.
Alles wat is verstuurd en ontvangen zit in het dossier. Sluit het dossier, dan krijgt u het compleet, ongeacht de reden waarom het sluit.
Vragen
Nee. De wettelijke termijn van artikel 6:96 lid 6 BW geldt alleen voor een particuliere debiteur. Bij een zakelijke debiteur zijn de incassokosten al bij verzuim verschuldigd, en gaat het dossier na de intake naar de sommatie.
Dan stopt het traject daar. Wij dragen de hoofdsom aan u af en sluiten het dossier. Welk tarief er dan geldt, hangt af van de fase waarin het dossier sluit.
U. Wij bespreken met de debiteur wat haalbaar is en leggen het voorstel aan u voor. Wij spreken niets af waar u niet mee heeft ingestemd.
Dan is het beslispunt bereikt en melden wij dat aan u, met wat wij hebben ondernomen. Onderzoek dat verder gaat dan onze gewone werkzaamheden doen wij alleen als wij dat met u hebben afgesproken.
De namen hierboven zijn onze procesnamen; ze staan zo in de algemene voorwaarden en in het tarievenreglement. In de correspondentie met uw debiteur gebruiken wij ze niet, omdat ze daar niets verduidelijken.
Verder
U dient uw vordering in met het formulier op deze site. Bestaande opdrachtgevers dienen hun vordering in via het portaal. Wilt u eerst overleggen, bel ons dan.
De fasen op deze pagina staan zo in de algemene voorwaarden; de kosten per fase staan in het tarievenreglement.
Algemene voorwaarden Tarievenreglement