Waarom is uw factuur niet betaald?
Er zijn in de praktijk vier redenen waarom een factuur blijft staan, en ze vragen alle vier iets anders van u. Wie ze door elkaar haalt, stuurt een sommatie naar iemand die de factuur nooit heeft ontvangen, of belt aan bij iemand die niets meer heeft.
De eerste twee redenen zijn met een telefoontje op te lossen en kosten u niets. De derde vraagt om stukken. Alleen de vierde vraagt om druk, en dat is meteen de reden waarom drukzetten als eerste stap zo vaak niets oplevert.
- Vergissing — de factuur is niet aangekomen, staat op de verkeerde naam of is bij de verkeerde afdeling blijven liggen.
- Onmacht — er is geen geld, of nog niet. Hier is een regeling die iemand volhoudt meer waard dan een aanmaning erbij.
- Onenigheid — er is iets mis met de levering of met de factuur zelf. Dat is een geschil en geen betalingsprobleem.
- Onwil — er kan wel worden betaald en er wordt niet betaald. Dit is de enige categorie waarin oplopende druk zin heeft.
Berust op: geen wetsregel; dit is de volgorde uit de praktijk
Wanneer is uw debiteur in verzuim?
Zolang uw debiteur niet in verzuim is, kunt u geen incassokosten vorderen. Verzuim is een juridische toestand, geen gevoel: het treedt in op een aanwijsbaar moment, en u moet dat moment kunnen aanwijzen.
Stond er een uiterste betaaldatum op de factuur of in de overeenkomst, dan is dat moment eenvoudig. Die datum is een voor de voldoening bepaalde termijn als bedoeld in artikel 6:83 onder a BW: verstrijkt hij zonder betaling, dan is het verzuim ingetreden zonder dat u nog iets hoeft te doen.
Stond er geen termijn op, of is onduidelijk welke termijn is afgesproken, dan treedt het verzuim pas in nadat u de debiteur in gebreke heeft gesteld: een schriftelijke aanmaning waarin u hem een redelijke termijn geeft om alsnog na te komen.
Leg dit moment vast. Bewaar de factuur met de betaaldatum erop, de verzendbevestiging en de aanmaning. Wat u niet kunt aantonen, telt later niet mee.
Berust op: artikel 6:82 en 6:83 BW
Factuur niet betaald na een herinnering
Is uw debiteur een particulier, dan mag u de incassokosten pas in rekening brengen nadat u hem een aanmaning heeft gestuurd die aan de vier eisen van artikel 6:96 lid 6 BW voldoet: een termijn van veertien dagen, ingaand de dag na ontvangst, met de gevolgen en het bedrag van de incassokosten erin. Voldoet die brief niet, dan vervallen de incassokosten volledig en komt de rekening van de incasso bij u terecht.
Is uw debiteur een bedrijf of een instelling, dan is die aanmaning geen wettelijk vereiste. Bij een handelsovereenkomst als bedoeld in artikel 6:119a lid 1 of artikel 6:119b lid 1 BW is de vergoeding op grond van artikel 6:96 lid 4 BW zelfs zonder aanmaning verschuldigd. Toch is een laatste schriftelijke aanmaning ook daar verstandig: hij zet het verzuim en de hoogte van het bedrag vast, en hij is vaak de brief die alsnog wordt betaald.
Stuur die brief niet drie keer. Een aanmaning die zonder gevolg blijft en daarna nog eens wordt herhaald, leert uw debiteur dat er geen gevolg komt.
Berust op: artikel 6:96 lid 4 en lid 6 BW
Een onbetaalde factuur zelf innen
Voordat u uitbesteedt zijn er drie dingen die u beter zelf doet, omdat u ze beter kunt dan een derde.
- Bel. Niet om te dreigen, maar om te horen wat er speelt. Bij de eerste twee van de vier redenen hierboven is het gesprek de oplossing.
- Controleer de factuur op de dingen waarop een debiteur zich later beroept: de tenaamstelling, het factuuradres, het referentie- of inkoopordernummer, de btw en de omschrijving.
- Zoek de stukken bij elkaar. De opdrachtbevestiging of overeenkomst, de leverbon of urenstaat, uw algemene voorwaarden en het bewijs dat die voor of bij het sluiten van de overeenkomst aan de debiteur ter hand zijn gesteld.
Berust op: artikel 6:234 BW, voor het ter hand stellen van uw algemene voorwaarden
Wanneer u een factuur uit handen geeft
Uitbesteden is zinvol zodra de reden voor het niet betalen onwil is, of zodra u er niet meer achter komt wat de reden is. Op dat punt levert nog een brief van uzelf niets meer op en kost hij u wel tijd.
Er is nog een tweede reden, en die weegt bij zakelijke opdrachtgevers vaak zwaarder. Zolang u zelf aanmaant, bent u tegelijk de leverancier met wie de relatie moet doorlopen. Een derde die de invordering overneemt haalt dat uit elkaar: u kunt de klant houden en de vordering toch doorzetten.
Wat het u kost hangt af van wat er wordt geïnd en van de fase waarin het dossier wordt gesloten. Er is geen abonnement of instapbedrag.
Berust op: ons tarievenreglement
Let op de verjaring van uw factuur
Een vordering waarvan de rechtsvordering is verjaard nemen wij niet in behandeling. Dat is geen beleidskeuze maar een grens uit onze eigen voorwaarden: artikel 6 lid 2 sluit die opdracht uit, en artikel 7 lid 1 laat u garanderen dat de rechtsvordering niet is verjaard.
Verjaart de rechtsvordering binnen drie maanden na het aanbieden van de vordering, dan mogen wij de opdracht weigeren. Wij kunnen in plaats daarvan, na overleg met u en binnen de lastgeving, een stuitingshandeling als bedoeld in artikel 3:317 BW verrichten en het dossier daarna voortzetten. Zeg het dus als een vordering oud is; dan is er meestal nog iets te doen.