Begin bij de vraag waarom er niet is betaald
Er zijn in de praktijk vier redenen waarom een factuur blijft staan, en ze vragen alle vier iets anders van u. Wie ze door elkaar haalt, stuurt een sommatie naar iemand die de factuur nooit heeft ontvangen, of belt aan bij iemand die niets meer heeft.
De eerste twee redenen zijn met een telefoontje op te lossen en kosten u niets. De derde vraagt om stukken. Alleen de vierde vraagt om druk, en dat is meteen de reden waarom drukzetten als eerste stap zo vaak niets oplevert.
- Vergissing — de factuur is niet aangekomen, staat op de verkeerde naam of is bij de verkeerde afdeling blijven liggen.
- Onmacht — er is geen geld, of nog niet. Hier is een regeling die iemand volhoudt meer waard dan een aanmaning erbij.
- Onenigheid — er is iets mis met de levering of met de factuur zelf. Dat is een geschil en geen betalingsprobleem.
- Onwil — er kan wel worden betaald en er wordt niet betaald. Dit is de enige categorie waarin oplopende druk zin heeft.
Zorg dat het verzuim vaststaat
Zolang uw debiteur niet in verzuim is, kunt u geen incassokosten vorderen. Verzuim is een juridische toestand, geen gevoel: het treedt in op een aanwijsbaar moment, en u moet dat moment kunnen aanwijzen.
Stond er een uiterste betaaldatum op de factuur of in de overeenkomst, dan is dat moment eenvoudig. Die datum is een voor de voldoening bepaalde termijn als bedoeld in artikel 6:83 onder a BW: verstrijkt hij zonder betaling, dan is het verzuim ingetreden zonder dat u nog iets hoeft te doen. Onze eigen voorwaarden werken op precies dezelfde grondslag, in artikel 17 lid 3.
Stond er geen termijn op, of is onduidelijk welke termijn is afgesproken, dan treedt het verzuim pas in nadat u de debiteur in gebreke heeft gesteld: een schriftelijke aanmaning waarin u hem een redelijke termijn geeft om alsnog na te komen.
Leg dit moment vast. Bewaar de factuur met de betaaldatum erop, de verzendbevestiging en de aanmaning. Wat u niet kunt aantonen, telt later niet mee.
Hoe onze eigen voorwaarden dit toepassen: artikel 17 lid 3
De aanmaning die telt
Is uw debiteur een particulier, dan mag u de incassokosten pas in rekening brengen nadat u hem een aanmaning heeft gestuurd die aan de vier eisen van artikel 6:96 lid 6 BW voldoet: een termijn van veertien dagen, ingaand de dag na ontvangst, met de gevolgen en het bedrag van de incassokosten erin. Voldoet die brief niet, dan vervallen de incassokosten volledig en komt de rekening van de incasso bij u terecht.
Is uw debiteur een bedrijf of een instelling, dan is die aanmaning geen wettelijk vereiste. Bij een handelsovereenkomst als bedoeld in artikel 6:119a lid 1 of artikel 6:119b lid 1 BW is de vergoeding op grond van artikel 6:96 lid 4 BW zelfs zonder aanmaning verschuldigd. Toch is een laatste schriftelijke aanmaning ook daar verstandig: hij zet het verzuim en de hoogte van het bedrag vast, en hij is vaak de brief die alsnog wordt betaald.
Stuur die brief niet drie keer. Een aanmaning die zonder gevolg blijft en daarna nog eens wordt herhaald, leert uw debiteur dat er geen gevolg komt.
De vier eisen, met de plek waar het in de praktijk misgaat
Wat u zelf nog kunt doen
Voordat u uitbesteedt zijn er drie dingen die u beter zelf doet, omdat u ze beter kunt dan een derde.
- Bel. Niet om te dreigen, maar om te horen wat er speelt. Bij de eerste twee van de vier redenen hierboven is het gesprek de oplossing.
- Controleer de factuur op de dingen waarop een debiteur zich later beroept: de tenaamstelling, het factuuradres, het referentie- of inkoopordernummer, de btw en de omschrijving.
- Zoek de stukken bij elkaar. De opdrachtbevestiging of overeenkomst, de leverbon of urenstaat, uw algemene voorwaarden en het bewijs dat die voor of bij het sluiten van de overeenkomst aan de debiteur ter hand zijn gesteld.
Wanneer uitbesteden loont
Uitbesteden is zinvol zodra de reden voor het niet betalen onwil is, of zodra u er niet meer achter komt wat de reden is. Op dat punt levert nog een brief van uzelf niets meer op en kost hij u wel tijd.
Er is nog een tweede reden, en die weegt bij zakelijke opdrachtgevers vaak zwaarder. Zolang u zelf aanmaant, bent u tegelijk de leverancier met wie de relatie moet doorlopen. Een derde die de invordering overneemt haalt dat uit elkaar: u kunt de klant houden en de vordering toch doorzetten.
Wat het u kost hangt af van wat er wordt geind en van de fase waarin het dossier wordt gesloten. Er zit geen instapbedrag, provisie of succesfee in.
De kostenstructuur in één document
Let op de verjaring
Een vordering waarvan de rechtsvordering is verjaard nemen wij niet in behandeling. Dat is geen beleidskeuze maar een grens uit onze eigen voorwaarden: artikel 6 lid 2 sluit die opdracht uit, en artikel 7 lid 1 laat u garanderen dat de rechtsvordering niet is verjaard.
Verjaart de rechtsvordering binnen drie maanden na het aanbieden van de vordering, dan mogen wij de opdracht weigeren. Wij kunnen in plaats daarvan, na overleg met u en binnen de lastgeving, een stuitingshandeling als bedoeld in artikel 3:317 BW verrichten en het dossier daarna voortzetten. Zeg het dus als een vordering oud is; dan is er meestal nog iets te doen.
Welke termijnen er lopen en hoe u ze stuit
Wat u bij de hand moet hebben
Dient u de vordering bij ons in, dan gaat dat het snelst met de volgende gegevens binnen handbereik. De intake vraagt er ook naar.
- Het KvK-nummer van de debiteur, of bij een particulier zijn naam, adres en woonplaats.
- De facturen als bestand, met de vervaldatum van de oudste erbij.
- De onderliggende overeenkomst of opdrachtbevestiging.
- Uw algemene voorwaarden.
- Wat er al is gebeurd: eerdere aanmaningen met verzenddatum, een eerder ingeschakeld bureau, en of de debiteur iets heeft betwist.
Waarom wij die gegevens vragen, staat bij het formulier zelf