Wat de veertiendagenbrief is
De veertiendagenbrief is een aanmaning die u naar uw debiteur stuurt nadat het verzuim is ingetreden. U geeft hem daarin een laatste termijn van veertien dagen om alsnog te betalen, en u zegt erbij wat het hem kost als hij dat niet doet.
De brief is geen formaliteit vooraf maar de voorwaarde zelf. Artikel 6:96 lid 6 BW bepaalt dat de vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten pas verschuldigd wordt nadat de debiteur op deze manier vruchteloos is aangemaand. Wie de brief overslaat, kan de kosten van de incasso dus niet op zijn debiteur verhalen.
De naam staat niet in de wet. In de rechtspraak en in de incassopraktijk heet hij zo omdat de termijn van veertien dagen het kenmerkende onderdeel is.
Wanneer hij verplicht is
De verplichting geldt bij een consument-debiteur: een natuurlijk persoon die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Artikel 6:96 lid 5 BW maakt de regeling voor die debiteur dwingend, en daarvan kan niet ten nadele van hem worden afgeweken — ook niet met een incassokostenbeding in uw algemene voorwaarden.
Is uw debiteur een bedrijf, een instelling of een zelfstandige die handelt in zijn beroep of bedrijf, dan is de veertiendagentermijn geen wettelijk vereiste. Bij een handelsovereenkomst als bedoeld in artikel 6:119a lid 1 of artikel 6:119b lid 1 BW is de vergoeding op grond van artikel 6:96 lid 4 BW zelfs zonder aanmaning verschuldigd, vanaf de dag na de uiterste betaaldag.
Let op wie er tegenover u staat. Een eenmanszaak is juridisch een natuurlijk persoon, maar hij handelt in de uitoefening van zijn bedrijf. Doorslaggevend is niet de rechtsvorm maar de vraag of de overeenkomst tot zijn bedrijf behoort.
- Particulier — veertiendagenbrief verplicht, staffel dwingend.
- Bedrijf of instelling — geen wettelijke aanmaningsplicht voor de kosten.
- Eenmanszaak — hangt af van de vraag of de overeenkomst zakelijk is.
Wat erin moet staan
De brief moet aan vier eisen voldoen. Ontbreekt er één, dan is de aanmaning ongeldig en zijn de incassokosten niet verschuldigd.
De vier eisen van artikel 6:96 lid 6 BW
- Het verzuim is ingetreden. De betaaltermijn moet zijn verstreken voordat u aanmaant; een aanmaning die te vroeg de deur uit gaat telt niet.
- U geeft een termijn van veertien dagen om alsnog te betalen.
- Die termijn begint de dag na de dag waarop de debiteur de aanmaning heeft ontvangen.
- U vermeldt de gevolgen van het uitblijven van betaling én het bedrag van de incassokosten dat u dan in rekening brengt.
Zo is de eis ook opgeschreven in artikel 4 lid 2 van ons tarievenreglement
De termijn begint bij ontvangst, niet bij de datum op de brief
Dit is het punt waarop in de praktijk de meeste brieven sneuvelen. De termijn van veertien dagen begint niet op de dagtekening en niet op de verzenddatum, maar op de dag na de dag waarop de debiteur de brief heeft ontvangen.
Een zin als "binnen veertien dagen na dagtekening van deze brief" geeft de debiteur dus feitelijk minder dan veertien dagen, want de post is onderweg. Zo'n brief voldoet niet, en de incassokosten die erop volgen zijn niet verschuldigd.
Dat is geen uitleg van ons maar vaste rechtspraak. De Hoge Raad heeft in 2016 beslist dat een aanmaning die de veertiendagentermijn laat ingaan op de dagtekening of de verzenddatum niet aan artikel 6:96 lid 6 BW voldoet, en dat er dan geen incassokosten verschuldigd zijn.
Schrijf de termijn daarom zo op dat hij niet te kort kan uitvallen. Reken de bezorging mee en houd bij wanneer de brief de deur uit is gegaan. Verstuurt u per e-mail, leg dan vast dat en wanneer het bericht is verzonden.
Hoge Raad 25 november 2016, ECLI:NL:HR:2016:2704
Waar het misgaat
De fouten die wij tegenkomen zijn bijna altijd dezelfde vier.
Geen ervan is achteraf te repareren. Een gebrekkige aanmaning wordt niet alsnog geldig doordat u er een tweede brief achteraan stuurt die hem corrigeert: de eerste blijft ongeldig en geeft geen recht op incassokosten. Wat u wel kunt doen is opnieuw aanmanen. Dan is dat een nieuwe aanmaning, die op eigen kracht aan de vier eisen moet voldoen, en gaat de termijn van veertien dagen vanaf de ontvangst daarvan opnieuw lopen.
- De termijn loopt vanaf de dagtekening in plaats van vanaf de dag na ontvangst.
- Het bedrag van de incassokosten staat er niet in, alleen dat er kosten bij komen.
- De brief is verstuurd voordat de betaaltermijn van de factuur was verstreken.
- Er zijn incassokosten in rekening gebracht voordat de veertien dagen om waren.
Betaalt hij binnen de termijn, of een deel ervan
Betaalt de debiteur de hoofdsom binnen de veertien dagen volledig, dan zijn er geen incassokosten verschuldigd. Dat is de bedoeling van de regeling: de brief is een laatste kans zonder kosten.
Betaalt hij een deel, dan worden de incassokosten herberekend over het deel dat openstaat. Het bedrag dat u in de brief noemde geldt dan niet meer; er komt een lager bedrag voor in de plaats.
Heeft u meerdere facturen openstaan die op hetzelfde moment kunnen worden aangemaand, dan schrijft artikel 6:96 lid 7 BW voor dat u die in één aanmaning aanmaant en de hoofdsommen bij elkaar optelt. Dat pakt voor de debiteur meestal gunstiger uit dan losse aanmaningen, omdat de staffel aflopend is.
Hoe de staffel over de hoofdsom loopt, staat in het artikel over de berekening
Wat wij ermee doen
Heeft u zelf al een geldige veertiendagenbrief verstuurd, geef dat dan bij de intake op met de verzenddatum. Wij nemen het dossier dan direct in de sommatiefase in behandeling en de aanmaning wordt niet nog eens overgedaan.
Heeft u die brief niet verstuurd, of is niet zeker of hij aan de vier eisen voldeed, dan versturen wij hem alsnog. Dat is geen extra stap voor de vorm: zonder geldige aanmaning is er bij een particuliere debiteur geen grondslag voor de incassokosten, en dan komt de rekening van de incasso bij u terecht in plaats van bij uw debiteur.