Wat de wet regelt
De Wet kwaliteit incassodienstverlening stelt eisen aan iedereen die buitengerechtelijke incassowerkzaamheden verricht of aanbiedt. Naast de wet staan het Besluit kwaliteit incassodienstverlening en de Regeling kwaliteit incassodienstverlening, waarin de normen concreet worden gemaakt.
De kern is een registratieplicht. Artikel 3 lid 1 Wki voorziet in een register; wie daar niet in staat, mag de werkzaamheden niet verrichten. Het register wordt bijgehouden door Justis en is openbaar, zodat iedereen kan controleren of een bureau erin staat.
De reikwijdte staat in artikel 2 Wki en is beperkt tot vorderingen op natuurlijke personen met woonplaats in Nederland. Onze voorwaarden noemen die debiteur de Wki-schuldenaar. Wij passen dezelfde kwaliteitsnormen ook toe op werkzaamheden die buiten die reikwijdte vallen, omdat een tweedeling in de behandeling zich in de praktijk niet laat volhouden.
Hoe wij dit in onze voorwaarden hebben vastgelegd: artikel 4
Waaraan een geregistreerd bureau is gebonden
De verplichtingen zijn concreter dan de term kwaliteitseisen doet vermoeden. Dit is wat er in de praktijk uit volgt.
- Naam en registratiekenmerk in elke uiting. Artikel 11 lid 1 Wki schrijft voor dat de werkzaamheden worden verricht onder de in het register vermelde naam en met vermelding van het registratiekenmerk; artikel 11 lid 2 dat de contactgegevens in het register overeenkomen met de werkelijkheid.
- Melding bij het eerste contact. Op grond van artikel 11 lid 3 Wki wordt de debiteur meteen gemeld dat het bureau namens de genoemde schuldeiser werkt, met naam, registratiekenmerk en contactgegevens erbij.
- Een specificatie van de vordering, zo omschreven dat de debiteur zonder nader onderzoek weet waar het over gaat. Dat volgt uit artikel 3.1 Bki.
- Informatie over hoe er betaald kan worden, over de mogelijkheid van een betalingsregeling en over de beschikbare hulp bij problematische schulden, waaronder de gemeentelijke schuldhulpverlening. Dat staat in artikel 4 lid 1 Rki.
- Taalniveau B1 in de schriftelijke benadering van de debiteur, op grond van artikel 3 lid 1 onder c Rki.
- Geen oneigenlijke druk: niet dreigen met maatregelen die niet of nog niet genomen kunnen of zullen worden, en geen agressief of intimiderend taalgebruik. Dat staat in artikel 3 lid 1 onder a en b Rki.
- Een verklaring omtrent het gedrag voor iedereen die contact heeft met een debiteur of een opdrachtgever, of daar leiding over geeft, en bestuurders die in het register staan. Dat volgt uit artikel 12 lid 1 en lid 2 Wki.
- Een klachtenregeling en aansluiting bij een geschilleninstantie, op grond van artikel 13 lid 5 Wki. Voor ons is dat Kifid.
Wie erop toeziet
Het toezicht op de naleving berust op grond van artikel 14 lid 1 Wki bij de door de minister aangewezen ambtenaren van de Inspectie Justitie en Veiligheid. Dat toezicht is niet vrijblijvend: een registratie kan worden geschorst op grond van artikel 9 Wki, doorgehaald op grond van artikel 10 of 17 Wki, en zij kan vervallen op grond van artikel 3 lid 6 Wki.
Gebeurt dat, dan moeten alle buitengerechtelijke incassowerkzaamheden met onmiddellijke ingang worden gestaakt. Onze voorwaarden maken uitdrukkelijk dat ook geplande e-mails, sms-, WhatsApp- en briefverzending en geautomatiseerde escalatie daaronder vallen, en dat de organisatie zo is ingericht dat die staking technisch en organisatorisch onmiddellijk kan worden uitgevoerd.
Voor u is dat de vraag die u een bureau kunt stellen: kunt u alles onmiddellijk stilzetten, ook wat er al klaarstaat om verstuurd te worden. Wie daar geen antwoord op heeft, heeft het niet geregeld.
Artikel 4 lid 3 en lid 4 van onze algemene voorwaarden
Artikel 18: de vordering die besmet raakt
Dit is het onderdeel dat u geld kan kosten, en het is het onderdeel dat bij het wisselen van bureau het vaakst wordt overgeslagen.
Is een vordering eerder in handen geweest van een partij die op dat moment niet in het register stond of geschorst was, dan raakt de vordering besmet. Met ingang van 1 oktober 2026 bepaalt artikel 18 lid 2 Wki dat een vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten in dat geval niet verschuldigd is, en evenmin voor de werkzaamheden van een volgende, wel geregistreerde dienstverlener die dezelfde vordering betreffen. De besmetting gaat dus mee naar het volgende bureau.
Wij brengen in dat geval geen incassokosten bij de debiteur in rekening en informeren u daarover. Die werkwijze hanteren wij al voor die datum.
Let op wie er als voorganger telt. Onze voorwaarden rekenen daaronder iedere partij die namens u een betalingsherinnering, aanmaning of ander betalingsverzoek aan de debiteur heeft gezonden, ongeacht of die partij zich als incassodienstverlener presenteert. Een debiteurenbeheerder, een administratiekantoor of een softwaredienst die namens u aanmaant valt daar dus ook onder.
Artikel 19 van onze algemene voorwaarden
Wat u daarom moet melden
Bij het aanbieden van een vordering vragen wij of zij eerder ter incasso in handen is geweest van een andere aanbieder of verrichter, en zo ja van welke en gedurende welke periode. Wij toetsen dan of die voorganger destijds geregistreerd was en niet geschorst.
Heeft u die mededeling juist en volledig gedaan en is de vordering besmet, dan nemen wij de opdracht alleen aan na een schriftelijke prijsafspraak waarin staat welk bedrag verschuldigd is. Blijft die afspraak achterwege, dan is uitsluitend het bedrag van de dossierkosten verschuldigd, en zijn beide partijen zich ervan bewust dat er in dat dossier geen incassokosten bij de debiteur in rekening kunnen worden gebracht.
Blijft de mededeling achterwege of is zij onjuist of onvolledig, dan draagt u de gevolgen. U bent dan een vergoeding verschuldigd gelijk aan het bedrag aan incassokosten dat wij zonder artikel 18 lid 2 Wki over de hoofdsom hadden kunnen innen, en u vrijwaart ons tegen aanspraken van de debiteur op terugbetaling van kosten die op basis van die onjuiste opgave in rekening zijn gebracht.
Het is dus geen intakevraag voor de vorm. Twee zinnen bij de intake voorkomen een discussie achteraf over wie de kosten draagt van een vordering die onderweg besmet is geraakt.
Wat u eraan heeft bij het kiezen van een bureau
De Wki geeft u vier controles die u in een paar minuten zelf kunt doen, en ze zeggen meer dan welke pagina met beloften ook.
- Staat het bureau in het Register Incassodienstverlening, en klopt het registratiekenmerk dat het voert. Ons kenmerk is 00214 en ons KvK-nummer 90750527.
- Staat dat kenmerk in de brieven aan de debiteur, en staat erbij namens wie er wordt gewerkt.
- Is er een klachtenregeling en een geschilleninstantie, en zijn die vindbaar zonder te hoeven vragen.
- Wordt er in de correspondentie gedreigd met maatregelen die het bureau zelf niet kan nemen. Gebeurt dat, dan is dat op zichzelf al een aanwijzing.