Waar de kosten op berusten
Als een debiteur niet betaalt, maakt u kosten om uw geld alsnog binnen te krijgen. Artikel 6:96 lid 2 onder c BW noemt dat de kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte, en die kosten mag u op uw debiteur verhalen.
Hoe hoog ze mogen zijn is niet aan de partijen maar aan de wetgever: het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten normeert het bedrag. De vergoeding is forfaitair. Er wordt dus niet gerekend met bestede uren of met wat een incassotraject werkelijk heeft gekost — alleen met de hoogte van de hoofdsom.
Bij de debiteur komen daar geen andere posten bij. Administratiekosten, informatiekosten of dossierkosten naast de wettelijke vergoeding brengen wij bij een debiteur niet in rekening.
De staffel
De vergoeding wordt in schijven berekend over de hoofdsom, precies zoals de inkomstenbelasting in schijven loopt. Elke volgende schijf heeft een lager percentage.
- De vergoeding bedraagt ten minste € 40,00.
- De vergoeding bedraagt ten hoogste € 6.775,00.
| Deel van de hoofdsom | Percentage |
|---|---|
| over de eerste € 2.500 | 15% |
| over de volgende € 2.500 | 10% |
| over de volgende € 5.000 | 5% |
| over de volgende € 190.000 | 1% |
| over het meerdere | 0,5% |
Wat dat oplevert
Bij een hoofdsom van € 3.000 loopt de berekening zo: 15% over de eerste € 2.500 is € 375, en 10% over de resterende € 500 is € 50. Samen € 425.
| Hoofdsom | Incassokosten |
|---|---|
| € 500,00 | € 75,00 |
| € 1.000,00 | € 150,00 |
| € 3.000,00 | € 425,00 |
| € 10.000,00 | € 875,00 |
Particuliere en zakelijke debiteuren
Bij een particuliere debiteur is de staffel dwingend. Artikel 6:96 lid 5 BW staat niet toe daarvan ten nadele van die debiteur af te wijken, ook niet met een incassokostenbeding in uw algemene voorwaarden. Een vast percentage van 15% of een eigen minimumbedrag houdt bij een particulier dus geen stand.
Daar komt bij dat de kosten pas verschuldigd worden nadat de particuliere debiteur een geldige veertiendagenbrief heeft gehad. Betaalt hij binnen die termijn, dan zijn er geen incassokosten.
Bij een zakelijke debiteur mag van de wettelijke normering wél bij overeenkomst worden afgeweken. Wij doen dat niet: ook bij een bedrijf passen wij dezelfde staffel toe en baseren wij de kosten niet op een incassokostenbeding uit uw voorwaarden. Wat wij bij een debiteur in rekening brengen is nooit meer dan het bedrag waarop u jegens die debiteur aanspraak heeft.
Wanneer de veertiendagenbrief verplicht is en wat erin moet staan
Termijnbetalingen: de cumulatieregeling
Gaat het om termijnbetalingen uit één doorlopende overeenkomst met een consument-debiteur — een abonnement, een huur, een lesgeld — dan gelden andere bedragen. Zonder aparte regel zou elke onbetaalde termijn zijn eigen minimumvergoeding van € 40,00 opleveren, en dan telt een half jaar achterstand op tot een bedrag dat in geen verhouding staat tot de achterstand zelf.
Artikel 6:96 lid 8 BW en artikel 2a van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten voorkomen dat. Kort gezegd: € 40,00 voor de eerste aanmaning en € 20,00 voor elke volgende. Preciezer gezegd is de vergoeding € 40,00 als er in de zes maanden vóór de aanmaning niet is aangemaand voor een onbetaald gebleven termijn uit dezelfde rechtsverhouding, en € 20,00 als dat wel het geval is.
De regeling geldt bij een termijnbedrag tot en met € 266,67. Daarboven levert de gewone staffel een hoger bedrag op dan het wettelijk minimum, en dan wordt de staffel toegepast over het bedrag van die termijn. Zo'n aanmaning telt wel mee voor de terugblik van zes maanden.
Maant u in één brief aan voor meerdere termijnen waarvan er ten minste één onder de lage vergoeding valt, dan geldt op grond van artikel 2a lid 2 van het Besluit het hoogste bedrag dat voor een van die termijnen in rekening kan worden gebracht. De hoofdsommen worden dan dus níét bij elkaar opgeteld — anders dan bij gewone facturen, waar artikel 6:96 lid 7 BW het optellen juist voorschrijft.
- Zes maandtermijnen van € 200 binnen zes maanden: eenmaal € 40 en vijfmaal € 20, samen € 140. Niet zesmaal € 40.
- Eén termijn van € 280: boven de grens, dus de staffel — 15% van € 280 is € 42.
- Eén aanmaning voor drie termijnen van € 150: geen optelling tot € 450, maar het hoogste bedrag dat voor één van die termijnen geldt.
Artikel 7 van ons tarievenreglement, met de rekenvoorbeelden erbij
Meerdere facturen op dezelfde debiteur
Kunnen meerdere vorderingen van dezelfde opdrachtgever op hetzelfde moment worden aangemaand, dan gebeurt dat bij een particuliere debiteur in één aanmaning en worden de hoofdsommen bij elkaar opgeteld. Dat schrijft artikel 6:96 lid 7 BW voor.
Omdat de staffel aflopend is, valt de vergoeding over één opgeteld bedrag lager uit dan de som van de losse berekeningen. Dat verschil is voor de debiteur en komt niet bij u in rekening.
Wordt een vordering pas opeisbaar nadat voor een andere al is aangemaand, dan blijven het losse aanmaningen met een eigen berekening. Vorderingen van verschillende opdrachtgevers worden nooit samengevoegd.
Btw over de incassokosten
De incassokosten worden bij de debiteur alleen met btw verhoogd als u de btw niet kunt verrekenen én u dat uitdrukkelijk verklaart. Dat staat in artikel 2 lid 3 van het Besluit. Zonder die verklaring wordt er bij de debiteur geen btw in rekening gebracht.
Kunt u de btw wel verrekenen, dan is er voor u per saldo geen verschil en blijft de debiteur buiten schot.
Wat de debiteur betaalt en wat u betaalt
De incassokosten die wij bij de debiteur in rekening brengen en van hem innen, zijn onze vergoeding. Worden de hoofdsom en de incassokosten volledig via ons geïnd, dan bent u voor de basisdienstverlening geen aanvullende vergoeding verschuldigd.
Betalingen van de debiteur worden toegerekend volgens artikel 6:44 lid 1 BW: eerst op de kosten, daarna op de hoofdsom. Een debiteur die deels betaalt, lost dus niet als eerste uw factuur af.
Wat u verschuldigd kunt zijn als een dossier anders loopt — bij intrekking, bij een betwisting die blijft staan, bij oninbaarheid — staat volledig in het tarievenreglement. Er zit geen provisie, succesfee of instapbedrag in.