Wat een ingebrekestelling doet
Een ingebrekestelling is een schriftelijke aanmaning waarin u de debiteur een redelijke termijn geeft om alsnog na te komen. Blijft nakoming binnen die termijn uit, dan is hij in verzuim.
De brief brengt het verzuim dus tot stand. Dat is zijn hele functie: van een schuldenaar die te laat is maakt hij een schuldenaar die juridisch tekortschiet, en pas vanaf dat moment zijn de gevolgen van de vertraging voor zijn rekening.
De regel staat in artikel 6:82 lid 1 BW. Lid 2 van datzelfde artikel voegt daaraan toe dat een aanmaning met termijn niet nodig is wanneer uit de houding van de schuldenaar blijkt dat zij nutteloos zou zijn; dan volstaat een schriftelijke mededeling waarin u hem aansprakelijk stelt.
Artikel 6:82 BW
Wanneer u er een nodig heeft, en wanneer niet
U heeft een ingebrekestelling nodig zodra er geen moment is waarop het verzuim vanzelf intreedt. Bij een gewone factuur is dat vooral het geval als er geen uiterste betaaldatum is afgesproken, of als onduidelijk is welke betaaltermijn geldt omdat uw algemene voorwaarden niet vaststaan.
U heeft er geen nodig als er wel zo een uiterste betaaldatum is. Die datum is een voor de voldoening bepaalde termijn als bedoeld in artikel 6:83 onder a BW; verstrijkt hij zonder betaling, dan treedt het verzuim van rechtswege in. Artikel 6:83 BW noemt daarnaast nog twee gevallen: een verbintenis uit onrechtmatige daad of tot schadevergoeding, en de mededeling van de schuldenaar zelf dat hij niet zal nakomen.
Twijfelt u, stuur hem dan. Een ingebrekestelling die achteraf niet nodig blijkt heeft geen nadelige gevolgen; een ingebrekestelling die ontbrak terwijl hij nodig was, betekent dat er geen verzuim is en dus ook geen incassokosten.
- Uiterste betaaldatum op de factuur of in de overeenkomst — geen ingebrekestelling nodig.
- Geen termijn afgesproken — ingebrekestelling met redelijke termijn.
- Termijn afgesproken maar betwist door de debiteur — stuur hem alsnog, het kost u niets.
Wat erin moet staan
De wet stelt aan de inhoud minder eisen dan aan de veertiendagenbrief, maar de brief moet wel doen wat hij moet doen: de debiteur moet eruit kunnen opmaken wat er van hem wordt verlangd, tot wanneer, en wat er gebeurt als hij het niet doet.
Vier dingen die er in elk geval in horen
- Om welke verbintenis het gaat: het factuurnummer, de datum, het bedrag en waar het voor is.
- Een concrete termijn met een datum erbij, en niet alleen het woord onverwijld.
- Dat de debiteur in verzuim is zodra die termijn verstrijkt.
- Uw gegevens, hoe hij kan betalen en bij wie hij terecht kan als er iets niet klopt.
Wat een redelijke termijn is
De wet noemt geen aantal dagen. Redelijk is wat de debiteur in de gegeven omstandigheden werkelijk in staat stelt alsnog te betalen: bij een openstaande factuur aan een bedrijf is dat kort, bij een grote som of een prestatie die nog moet worden verricht langer.
Bij een gewone geldvordering is een termijn van zeven tot veertien dagen gebruikelijk. Kies er een, zet de einddatum erin en houd u er daarna aan. Een termijn die u zelf laat verlopen zonder gevolg, kost u de volgende keer geloofwaardigheid.
Reken de bezorging mee. Een termijn die op de dagtekening ingaat is bij post feitelijk korter dan hij lijkt.
Het verschil met de veertiendagenbrief
Dit is de verwarring die het vaakst geld kost. De twee brieven doen niet hetzelfde en komen niet op hetzelfde moment.
De ingebrekestelling brengt het verzuim tot stand en gaat dus vooraf. De veertiendagenbrief van artikel 6:96 lid 6 BW komt daarna: hij is de voorwaarde voor de incassokosten bij een particuliere debiteur, en de eerste van zijn vier eisen is juist dat het verzuim al is ingetreden.
Bij een particuliere debiteur zonder afgesproken betaaldatum heeft u ze dus allebei nodig, in die volgorde. Bij een zakelijke debiteur met een uiterste betaaldatum heeft u er strikt genomen geen van beide nodig, al is een laatste aanmaning ook daar verstandig.
Een enkele brief die beide functies tegelijk probeert te vervullen loopt vast op de eerste eis: op het moment van verzending was het verzuim er nog niet, en dan is de aanmaning ongeldig.
| Kenmerk | Ingebrekestelling | Veertiendagenbrief |
|---|---|---|
| Doel | verzuim laten intreden | incassokosten mogelijk maken |
| Grondslag | artikel 6:82 BW | artikel 6:96 lid 6 BW |
| Voor wie | iedere debiteur | de particuliere debiteur |
| Moment | voor het verzuim | na het verzuim |
| Termijn | redelijk, u kiest hem | veertien dagen, vanaf ontvangst |
De vier eisen aan de veertiendagenbrief
Wat wij ermee doen
Bij de intake controleren wij of het verzuim is ingetreden en, bij een particuliere debiteur, of er een geldige aanmaning is verzonden en op welke datum die is ontvangen. Dat is fase 1 van ons traject.
Ontbreekt de aanmaning of is niet zeker of zij aan de vier eisen voldeed, dan versturen wij haar alsnog in fase 2. Binnen diezelfde fase gaan ook de herinneringen uit. Pas daarna, na het verstrijken van de wettelijke termijn, begint de sommatiefase.
Heeft u de brieven zelf correct verstuurd, geef dat dan bij de intake op met de verzenddatum. Dan wordt de fase niet overgedaan en verliest het dossier geen tijd.