Het is niet altijd onwil
Een onbetaalde factuur voelt als een keuze van de ander. Soms is het dat ook. Maar in veel dossiers is er een reden die niets met bereidheid te maken heeft: de debiteur weet niet waar de factuur over gaat, hij heeft haar nooit gezien, hij denkt dat er iets is gecrediteerd, of hij heeft het bedrag op dit moment eenvoudigweg niet.
Dat onderscheid is geen mildheid maar techniek. Voor elk van die redenen werkt iets anders, en druk werkt maar voor een ervan — en dan nog beperkt.
Hij weet niet precies waarvoor hij betaalt
Betalen vraagt zekerheid. Zolang iemand niet kan nagaan waar een bedrag over gaat, is niets doen voor hem het veilige antwoord. Zeker als er meerdere facturen in omloop zijn, of als er ooit iets is teruggestuurd.
Daarom verstrekken wij de debiteur zo spoedig mogelijk, en daarna telkens desgevraagd, een schriftelijke beschrijving en specificatie van de vordering. Het voorwerp en de titel van de verplichting staan daarin zo omschreven dat zonder nader onderzoek duidelijk is om welke vordering het gaat.
Dat kunnen wij alleen doen met wat u aanlevert. De stukken die wij bij het indienen minimaal vragen — de factuur of de titel van de verplichting, een specifieke omschrijving van wat u geleverd heeft, de onderliggende overeenkomst of opdracht — staan niet in artikel 7 lid 5 van onze voorwaarden omdat een dossier compleet moet ogen, maar omdat de brief aan uw debiteur er anders niet uit te leggen is.
Artikel 8 lid 6 van onze algemene voorwaarden, dat artikel 3.1 Bki volgt
Hij kan niemand bereiken
Op werkdagen van 09.00 tot 17.00 uur zijn wij bereikbaar per telefoon, per brief en per e-mail. Een debiteur die belt wordt te woord gestaan door een mens, wie schrijft krijgt een inhoudelijke reactie die door een mens is opgesteld, en wie daarom vraagt kan een afspraak maken om informatie te krijgen, stukken te overleggen of te betalen.
Dat klinkt vanzelfsprekend en is het niet. Een portaal zonder telefoonnummer maakt van een debiteur die iets wilde vragen een debiteur die niets meer doet. Een stil dossier is voor u het duurste dossier dat er is.
Artikel 8 lid 3 van onze algemene voorwaarden, dat artikel 5 Rki volgt
Het bedrag past niet in één keer
Wie het bedrag niet heeft, wordt daar door een strengere brief niet anders van. Wat dan wel iets verandert is een regeling. Wij zijn zelfstandig bevoegd met uw debiteur een betalingsregeling af te spreken met een looptijd van ten hoogste twaalf maanden, zonder dat u daar per dossier toestemming voor hoeft te geven. Wilt u een ander kader, dan stelt u dat vooraf schriftelijk vast.
Een regeling is geen concessie. Ze zet een dossier dat stilstond weer in beweging, en ze maakt van een onzeker bedrag een reeks afspraken waarop te sturen valt.
Wanneer een regeling verstandig is, en wat haar houdbaar maakt
Hij vertrouwt het niet
In elke brief en elke e-mail staan onze naam, ons registratiekenmerk en onze contactgegevens, en bij het eerste contact melden wij namens wie wij werken. Wij schrijven in het Nederlands op B1-niveau en gebruiken een juridische term alleen als die voor de juistheid nodig is; dan leggen wij hem in de tekst uit.
Bij de debiteur brengen wij uitsluitend de incassokosten in rekening. Geen administratiekosten, geen informatiekosten, geen dossierkosten ernaast. Een bedrag dat niet stilletjes groeit is een bedrag waarover te praten valt.
Artikel 8 lid 5, lid 8 en lid 11 van onze algemene voorwaarden
Hij is het er niet mee eens
Betwist uw debiteur de vordering gemotiveerd, dan schorten wij de incassohandelingen op, leggen wij de betwisting onverwijld aan u voor, en zetten wij het werk uitsluitend voort als u haar gemotiveerd en met stukken weerlegt.
Dat lijkt ongunstig en is het niet. Een betwisting die niemand behandelt verdwijnt niet; die komt terug op het moment dat het duurder is. En een debiteur die merkt dat er naar zijn bezwaar wordt gekeken, is een debiteur die weer meepraat.
Wat er precies gebeurt als uw debiteur de factuur betwist
Wat u zelf kunt doen
Het meeste hiervan hangt aan uw administratie en niet aan onze brieven.
Vier dingen die het verschil maken
- Lever de stukken compleet aan: de factuur, de overeenkomst of opdracht en een specifieke omschrijving van wat u heeft geleverd (artikel 7 lid 5).
- Meld wat u al weet aan betwistingen, verweren, klachten, retourzendingen en garantieaanspraken (artikel 7 lid 2). Wij komen er anders achter op het moment dat de debiteur het zegt.
- Meld binnen twee werkdagen iedere rechtstreekse betaling, verrekening of creditering (artikel 7 lid 7). Niets maakt een dossier zo snel ongeloofwaardig als een aanmaning voor een bedrag dat al is voldaan.
- Laat de op betaling gerichte communicatie tijdens de behandeling aan ons (artikel 7 lid 8). Uw gewone klantcontact blijft gewoon van u.