Wat de regel is
Een incassodienstverlener mag geen oneigenlijke druk uitoefenen door te dreigen met maatregelen die niet of nog niet kunnen of zullen worden genomen. Dat is geen fatsoensnorm maar een gedragsregel uit de Regeling kwaliteit incassodienstverlening, en wij hebben haar in onze eigen voorwaarden overgenomen.
Daar hoort meer bij dan de aankondiging zelf. Ook de mededeling dat dit de laatste gelegenheid tot betaling is, mag alleen worden gebruikt als er daarna daadwerkelijk een consequentie intreedt — en dan niet nog eens herhaald worden. En er mag niet worden vermeld of gesuggereerd dat de debiteur zonder meer verantwoordelijk is voor de volledige gerechtelijke kosten, omdat op voorhand niet vaststaat dat die kosten voor zijn rekening komen.
Artikel 8 lid 9 van onze algemene voorwaarden, dat artikel 3 lid 1 onder a en b Rki volgt
Wanneer een mededeling wel mag
Een mededeling over een mogelijke gerechtelijke procedure mag alleen als aan twee voorwaarden tegelijk is voldaan. De opdrachtgever moet daarvoor toestemming hebben gegeven en die toestemming niet hebben ingetrokken. En het voornemen om die stap te zetten moet daadwerkelijk bestaan en bij uitblijven van betaling ook worden uitgevoerd.
Is dat zo, dan staat er in die mededeling bij dat een gerechtsdeurwaarder die stap zet en niet wij. Ontbreekt een van beide voorwaarden, dan doen wij in de communicatie met uw debiteur geen mededeling over gerechtelijke maatregelen en suggereren wij evenmin dat een procedure is of wordt gestart.
Wij werken uitsluitend in het minnelijke traject en voeren zelf geen procedures. Op het beslispunt leggen wij u voor wat er met het dossier kan gebeuren; die keuze is aan u, en de partij die zo'n stap zet is een ander dan wij.
Artikel 5b lid 4 en lid 5 van onze algemene voorwaarden
Waarom het averechts werkt
Een debiteur die vaker een incassotraject heeft meegemaakt, herkent een aankondiging die niet volgt. Hij heeft die brief eerder gehad en er is toen niets gebeurd. Wat er dan overblijft is een tekst die hij niet meer leest.
Het probleem zit in wat erna komt. Elke volgende brief moet iets waarmaken wat de vorige heeft beloofd. Kondigt u iets aan wat niet gebeurt, dan bent u de ruimte kwijt om nog iets te zeggen dat wel klopt — en juist die ruimte heeft u nodig op het moment dat er wel een stap volgt.
De debiteur die schrikt is bovendien lang niet altijd de debiteur die kan betalen. Wie het bedrag niet heeft, reageert op een dreigende brief door helemaal niet meer te reageren. Dan is het dossier stil, en een stil dossier levert niets op.
En er is een derde kant. Een debiteur die een dreiging krijgt die niet mocht, heeft een klacht. Die loopt via onze klachtenregeling en kan daarna naar Kifid. Onder de Wki is het bovendien een toezichtkwestie. Dat is een prijs die niet in de kostenstaffel staat.
Wat dan wel werkt
Wat een debiteur in beweging brengt is bijna altijd hetzelfde: hij weet precies waarvoor hij betaalt, hij kan iemand bereiken, en er is een manier waarop het kan.
- Een specificatie waaruit zonder nader onderzoek blijkt om welke vordering het gaat.
- Een bedrag dat vaststaat en niet stilletjes oploopt.
- Een telefoonnummer waar een mens opneemt.
- De mogelijkheid om een regeling te treffen.
- De mogelijkheid om de vordering te betwisten, met de zekerheid dat er dan iemand naar kijkt.
Waarom dit werkt, staat uitgebreider in het artikel hierover
Wat dit voor u betekent
U komt in onze brieven geen aangekondigde maatregel tegen die er niet komt. Dat is geen terughoudendheid maar de regel, en het is de reden dat wat er wel staat blijft gelden.
Doet u zelf ook aan uw debiteur wat wij niet mogen doen, dan haalt u het onderuit. Zolang het dossier bij ons in behandeling is, laat u de op betaling gerichte communicatie daarom aan ons over. Uw gewone klantcontact, de afhandeling van een klacht, een retour of een garantie en de voortzetting van de relatie blijven natuurlijk gewoon van u.